در خصوص روابط عمومی ونقش و تاثیر آن بر افکار عمومی مطالب فراوانی در کتب ونشریات مختلف به چاپ رسیده یا اساتید علوم ارتباطات، کارشناسان ،محققان و صاحب نظران درجلسات و همایشها به این موضوع مهم پرداخته وراهکارهای ارزشمندی در جهت دستیابی روابط عمومی ها به اهدافشان ارائه داده اند.با اینحال نه تنها مردم بلکه برخی از مدیران ادارات وسازمانها هنوزاین نهاد را به خوبی نمی شناسند یا آنرا باور ندارند.به همین دلیل بهای لازم را به روابط عمومی که به عنوان آیینه تمام نمای یک موسسه یا پل ارتباطی بین مردم ومسئولان شناخته شده است نمی دهند وفعالیتها به برگزاری مراسم، چاپ اطلاعیه، نصب پوستروپلاکارد یا تزیین وچراغانی در ورودی ادارات وسازمانها خلاصه می شود.
 بی تردید مهمترین کار روابط عمومی اطلاع رسانی است وبرقراری ارتباط تنگا تنگ با اصحاب رسانه به عنوان یک ضرورت ازجمله وظایف مهم روابط عمومی محسوب می شود لذا روابط عمومی ها ورسانه ها میتوانند به عنوان دو نهاد اطلاع رسان با کارکردهای صحیح ، منطقی وعقلایی نقش مهمی در ارتقای سطح آگاهی جامعه وتنویر افکار عمومی داشته باشند.
در چنین شرایطی از بروز هر گونه شایعه که در سایه اطلاع رسانی مبهم وغیر شفاف شکل می گیرد وفضای فکری جامعه را آلوده می سازد جلوگیری به عمل خواهد آمد.
 البته ارتباط این دو واحد نباید جنبه بده بستان پیدا کند وروابط عمومی باارسال ودرج خبرهای بی ارزش در یک رسانه فاقد کیفیت خود را وامدار نماید ودرصدد جبران آن از طریق امتیازدهی از جمله دادن آگهی یا کمک مالی برآید.
امروزگردش آزاد اطلاعات در جوامع مختلف امری ضروری است که همگان بر آن تاکید دارند زیرا  با وجودابزار وتکنولوژی نوین ارتباطی وبرخورداری مردم از سطح قابل توجه آگاهی و هوشمندی، دیگر نمیتوان اخبار واطلاعات قابل انتشار یک سازمان را حبس کرد و چشم تیزبین خبرنگاران را نسبت به رخدادهای درون سازمان از نظر دور داشت وبر نقطه ضعفها سرپوش گذاشت.
از آنجا که جامعه رسانه ای هر استانی ویژگیهای خاص خود رادارد روابط عمومی باید شناخت کافی از رسانه های مرتبط با خود داشته باشد.
همچنین با توجه به حساسیتی که برخی از رسانه ها نسبت به یکدیکر دارند، یک روابط عمومی سرزنده وپویا هرگزبین رسانه ها اعم از دیداری، شنیداری ونوشتاری تبعیض قائل نمی شود، دارای بانک اطلاعات و سیستم مکانیزه خبررسانی است ،از پاسخگویی به خبرنگاران طفره نمی رود، اطلاعات گمراه کننده نمیدهد یا توپ را درزمین دیگران نمی اندازد.
ازطرف دیگرسازمانها ودستگاههای اجرایی همانگونه که از نقاط قوت برخوردار میباشند دارای نقاط ضعف وکاستیهایی نیز هستند واگر رسانه ای روی یکی از نقاط ضعف اداره یا سازمانی انگشت گذاشت وانتقاد کرد ، بهتر است روابط عمومی آن انتقاد را بپذیرد وقول پیگیری  واصلاحات بدهد، نه اینکه باشتابزدگی در مقابل رسانه بایستد وبا نشان دادن واکنشی تندوتوهین آمیز، کاررا به جای باریک بکشاند یا با طرح شکایت ووارد کردن اتهاماتی چون تشویش اذهان عمومی رسانه را از خود برنجاند ودر نهایت رابطه فی ما بین راتیره یا قطع کند.
روابط عمومی همانطور که از نامش پیداست برقرار کننده رابطه است ومهمترین وظیفه برون سازمانی آن ارتباط با مردم ونمایندگان افکار عمومی یعنی رسانه هاست زیرا اگر چنین نبود از روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی بین مردم ومسئولین نام برده نمی شد.
همچنین اگررسانه ای خواسته یا ناخواسته مطلبی نا صحیح وبه دور از واقعیت انعکاس داد،روابط عمومی باید خونسردی خود را حفظ کند وضمن تماس با رسانه مورد نظر با صبرو شکیبایی وتدبیر ودرایت منطقی،  به بررسی موضوع بپردازدوبا بیان نقطه نظرات خود پیرامون مطلب منعکس شده آن رسانه را به درج اصلاحیه ترغیب نماید یا بر اساس قانون مطبوعات در اسرع وقت نسبت به صدور جوابیه اقدام کند.
 دریک روابط عمومی پویا وکارآمد خبرنگارمنتظر نمی ماند و دست روی دست نمی گزارد تا مثلا یک کارشناس، خبری بنویسد وجهت انعکاس به وی بدهد.
 او اطلاع یابی را در اولویت کاری خود قرار میدهد به واحدهای مختلف سازمان سرمی زند واز طریق سلام واحوالپرسیv�bdخوش وبش کردن با همکاران خود در واحدهای مختلف سازمان ،ارتباط نزدیک و صمیمی برقرار می کند.
 همچنین در زمان مناسب با هر یک ازکارشناسان ومتخصصان به گفتگو می نشیند واز لابلای گفته های آنان اطلاعاتی را که جنبه خبری دارد می یابد وبا هماهنگی به عمل آمده خبر را بعدازتهیه وتنظیم در سایت سازمان قرار می دهد یا از طریق فاکس وایمیل به کلیه رسانه ها ارسال می نماید تا به اطلاع عموم برسد.
اصولا فردی که به عنوان خبرنگار در روابط عمومی مشغول کار می شود بهتر است فارغ التحصیل رشته علوم ارتباطات (روزنامه نگاری) باشد در غیر اینصورت لازمست آموزشهای نوین خبرنویسی وگزارش نویسی را فرا گیردوبکار بندد. ضمنا خبری که پر محتوا ، ساده ،  روان، قابل فهم وبه دور از هرگونه خط وخطوط سیاسی، رییس مداری، تملق و تبلیغات سازمانی باشد بیشتر مورد اقبال مردم قرار می گیرد. زیرا مولای متقیان حضرت علی (ع) می فرماید: خیرالکلام من قل ودل (بهترين سخن آن است كه كوتاه و قابل فهم باشد)
گاهی ممکنست خبری که برای رسانه ها ارسال شده کامل وجامع نباشد یا نقص وابهامی در آن مشاهده گردد.در این گونه مواقع ممکنست خبرنگار رسانه ای با روابط عمومی تماس بگیرد وبه منظور کسب اطلاعات بیشتر سوالاتی را مطرح کند که در این خصوص تهیه کننده خبر باید پاسخگو باشد وچنانچه اطلاعات درخواست شده را در اختیار نداشت میتواند ضمن تماس با منبع خبر نسبت به پاسخگویی اقدام نماید. روابط عمومی ها باید توجه داشته باشند برخی عکسها که در سایتهای خبری گذاشته می شود غیر حرفه ای، بی کیفیت و گاهی اوقات خیلی روشن یا تاریک هستند واز زاویه مناسبی گرفته نشده اند لذادر  رسانه های مکتوب قابل استفاده نیستند و شایسته است در این زمینه تدابیر لازم را انجام دهند.
درارتباط با برگزاری مصاحبه و نشستهای خبری، روابط عمومی باید با تهیه دعوتنامه ای حاوی نام و مسئولیت مصاحبه شونده، زمان ، مکان وموضوع نشست وارسال آن از طریق ایمیل یافاکس به کلیه رسانه هاونیز برقراری تماس تلفنی باآنان  نقش خود را به خوبی ایفا کند.
 از طرفی مصاحبه شونده باید پیش بینی کند که خبرنگاران احتمالا چه سوالاتی را مطرح می کنند وبا دست پرواشراف کامل بر همه حوزه های کاری در جلسه حضور یابد زیرا خوشایند نیست که یک مقام مسئول در پاسخ سوال خبرنگار بگوید در حال حاضر آماری در این خصوص در دسترس نیست تهیه میکنیم و بعد ارائه میدهیم.
همچنین مصاحبه شونده باید حرفهایی رابزند که خریدار داشته باشد. اخباری که برای مردم پیامی نداردودردی را دوا نمی کند به چه درد میخورد؟

• نویسنده : یزد فردا
• منبع خبر : خبرگزاری فردا