یزدفردا
پایگاه خبری و تحلیلی
انتظارات دفتر نظارت و ارزشیابی دانشگاه یزد
هدایت، نظارت، کنترل و ارزشیابی
دکتر جلیل بهارستان از استادان بازنشسته دانشگاه یزد با نگارش مطلبی به تبیین فرایند هدایت، نظارت، کنترل و ارزشیابی در دانشگاه پرداخته است.
مقدمه:
هدایت، نظارت، کنترل و ارزشیابی انسان‌ها و سازمان‌ها امری همه‌جانبه است و به دو صورت «تکوین» و «تشریع» انجام می‌گیرد. اولین هادی، ناظر و ارزیاب خداوند متعال است که در آیه ۵۰ سوره طه فرموده است: «قالَ رَبُّنا اَلذَی اَعطی کُلَّ شَیءِ خَلَقَهُ ثُمَّ هَدی» یعنی خداوند آنچه را خلق نمود، هرچه لازم بوده به آن داده و سپس به هدایت آن مخلوق پرداخته و می‌پردازد. ما هر روز ده مرتبه به عنوان دعای واجب در نمازهای یومیه، از خداوند مسألت می‌نمائیم که: «اِهدِنا الصرِاطَ المُستَقیمَ» یعنی از پروردگار می‌خواهیم که ما را به راه راست هدایت فرماید.
خدواند متعال دو نوع هدایت را به ما ارزانی داشته است: یکی هدایت تکوینی، شامل: عقل، فطرت، وجدان و ایمان. و دیگری هدایت تشریعی: از طریق انبیاء، اولیا و ائمه اطهار، همچنین مدیران و استادان در جریان تعلیم و تربیت در زمر‌ه هدایت‌کنندگان تشریعی محسوب می‌شوند.
قرآن کریم هدایت است: «ذالِک الکِتابَ لارَیبَ فیهِ هُدًی لِلمُتَّقینَ» (۱/بقره). «تِلک ایاتُ القُرانِ وَ کِتابٍ مُبینِ هُدًی وَ بُشری لِلمؤمِنینَ» (۱و۲ نمل). این آیات قرآن و کتاب مبین وسیله هدایت و بشارت مؤمنان است. «تِلکَ ایاتُ الکِتاب الحَکیم، هُدًی و رَحمَه لِلمُحسِنینَ» (۳ و ۲/لقمان). این آیات کتاب حکیم، مایه هدایت و رحمت برای نیکوکاران است. آیات ۱۵۰ الی ۱۶۵ سوره انعام معروف به ده فرمان الهی به موسی برای هدایت و ارشاد بندگان است.
پیامبران نیز از جانب خداوند برای هدایت و راهنمایی بندگان مأمور شده‌اند. «هُوَ الَّذی اَرسَلَ رَسُولَهُ بِالهُدی وَ دینِ الحَق» (۲۸/الفتح). یعنی خداوند کسی است که رسولش را با هدایت و دین حق فرستاده است. ائمه اطهار (سلام الله علیهم) نیز درصَیرورت ولایت، راهنما و هاوی هستند: «اَطیعُوااللهِ وَ اَطیعُوالرَّسُولِ وَ اوُلِی الاَمرِ مِنکُم» (۵۹/نساء). کـه به عقید‌ه شیعیان حضرت علی علیه‌السلام و یازده فرزنـدان معصوم ایشـان مصداق «اوُلِی الاَمر» و رهبر و راهنمای جامعه هستند.
استادان، اولیاء، مدیران و مربیان نیز در صیرورت ولایت، هدایت و نظارت تشریعی دارند.
تبیین مفاهیم هدایت، نظارت، کنترل و ارزشیابی:
هدایت آموزشی (Educational direction): عبارت است از برنامه‌ریزی و هدایت جریان تعلیم و تربیت در سازمان‌های آموزشی برای بالندگی و بهبود آن و نیل به هدف‌های تعلیم و تربیت.
نظارت آموزشی (Educational Supervision): عبارت است از هدایت، حمایت، تقویت، همکاری، یاری و مساعدت با دانشجویان، اساتید، مدیران، مسئولین و دست‌اندرکاران تعلیم و تربیت و فراهم ساختن فرصت‌ها و زمینه‌های مناسب و تسهیلات تعلیم و تربیت به منظور پیشبرد و بهبود جریان تعلیم و تربیت.
کنترل (Control): عبارت است از نظارت، مراقبت امور و فعالیت‌ها برای اجرای صحیـح برنامه‌ها و مهار عوامل بازدارنده.
ارزشیابی (Evaluation): عبارت است از تعیین میزان حصول کمی و کیفی تحقق هدف‌ها.
به طور کلی اصول نظارت آموزشی عبارتند از:
۱- اصل تعاون و همکاری.
۲- اصل شناخت و علمی بودن.
۳- اصل ارزش‌گذاری.
۴- اصل رعایت هدف‌های آموزشی.
۵- اصل مقبولیت و حقانیت نظارت و ارزشیابی.
۶- اصل عرفی و شرعی بودن فعالیت‌ها.
۷- اصل هدایت به جای بازرسی.
۸- اصل قانونی بودن و رعایت موازین اختیار و مسئولیت.
۹- اصل اقتضایی عمل کردن.
۱۰- اصل آینده‌نگری بر مبنای تجارب گذشته.
۱۱- اصل پیش‌بینی، پیشگیری و کنترل.
۱۲- اصل رشد و پیشرفت حرفه‌ای.
۱۳- اصل بهبود کیفیت تعلیم و تربیت.
۱۴- اصل فعالیت شوراهای مختلف دانشگاه.
۱۵- اصل فعالیت گروه‌های آموزشی.
۱۶- اصل به روز بودن اطلاعات و عملیات.
۱۷- اصل عدم تضاد و تداخل نقش‌ها و وظایف مسئولین دانشگاه.
۱۸- به طور کلی اصل غنی‌سازی جریان تعلیم و تربیت.
فرایند نظارت و کنترل عبارتند از:
مدیران پیوسته نگران این هستند که کارمندان و پرسنل، وظایف و مسئولیتی را که به عهده دارند به درستی انجام ندهند. بنابراین، کلیه فعالیت‌های سازمانی را نمی‌توان به میل اشخاص و به قضا و قدر واگذار نمود. بلکه باید تحت کنترل، نظارت و مراقبت مستمر قرار گیرد تا فعالیت‌های سازمانی در مسیر مشخص شده و در جهت تحقق هدف‌های سازمان انجام گیرد.
وظایف مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل، فرایندهای پیوسته‌ای هستند که در کنار هم سازمان را به سوی موفقیت هدایت می‌کنند. بعد از آنکه مدیران برنامه‌ای را تدوین و تنظیم نمودند به منظور پی‌گیری اثربخشی برنامه، سیستم‌های کنترل و ارزشیابی را به وجود می‌آورند.
مفهوم کنترل:
کنترل عبارت است از هدایت امور و عملیات سازمانی به سوی هدف و حصول کارآیی سازمانی.
کنترل عبارت است از مقایسه مستمر نتایج واقعی عملیات با نتایج مورد انتظار و استانداردهای تعیین شده و جهت‌دهی فعالیت‌ها به منظور حصول نتایج مطلوب و مورد انتظار.
کنترل مدیریتی فرایندی است جهت حصول اطمینان از اینکه فعالیت‌های انجام شده در سازمان با فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده مطابقت داشته باشد.
مراحل فرایند نظارت و کنترل:
به منظور اجرای یک فرایند مؤثر نظارت و کنترل، باید مراحل زیر به ترتیب اجرا گردد:
الف- تعیین استانداردها، معیارها و ضوابط کنترل.
ب- سنجش عملکرد، یعنی مقایسه نتایج عملکردها با معیارها و استانداردهای تعیین شده.
ج- تشخیص میزان انحراف‌ها و بررسی علل بروز آنها.
د- تنظیم اقدامات لازم و اجرای برنامه‌ها و عملیات اصلاحی: مدیران بعد از آنکه میزان انحراف‌ها را تشخیص دادند و به بررسی علل بروز آنها پرداختند، باید اقداماتی در جهت اصلاح و بهبود برنامه‌ها انجام دهند.
اقدامات را می‌توان برحسب مورد، به سه نوع زیر تقسیم نمود:
۱- اقدامات اصلاحی وقتی انجام می‌شود که مغایرتی بین عملکرد و استانداردها مشاهده شود و بخواهند عملکرد سازمانی را در جهت استانداردها پیش ببرند.
۲- تصدیق عملکرد، اگر عملکرد مطابق استاندارد یا بالاتر از آن باشد، مدیران باید موفقیت را تصدیق کنند و قبول داشته باشند و با تحسین کردن کارکنان و واحدهایی که به هدف‌های خاص نائل شده‌اند، تقویت مثبت را به کار برند و کارکنان را برای تداوم مستمر کار ترغیب نمایند.
۳- تغییر استانداردها، اگر عملکرد سازمانی همیشه بیشتر یا همیشه کمتر از استانداردها باشد، ممکن است به طور غیرواقعی تعیین شده باشند یا شرایطی که بر آنها اثر می‌کند دگرگون شده باشد.
معمولاً کنترل‌هایی مؤثر هستند که دارای ویژگی‌های زیر باشند:
۱-کنترل باید پیوسته با برنامه‌ریزی و اجرای برنامه باشد.
۲- داده‌های کنترل باید دقیق و معتبر باشد.
۳- داده‌های کنترل باید به هنگام و به روز باشد.
۴- داده‌های کنترل باید دارای عینیت و قابل اندازه‌گیری باشند.
۵- استانداردهای کنترل باید منطقی و قابل حصول و قابل دستیابی باشند.
۶- معیارهای کنترل باید برای پرسُنل، صریح، شفاف و قابل درک باشد.
۷- یک سیستم کنترل باید از نظر اقتصادی برای اجرا مناسب و باصرفه باشد.
۸- سیستم کنترل باید از خاصیت انعطاف‌پذیری برخوردار باشد.
۹- سیستم‌های کنترل باید هماهنگ و هم‌جهت باشند.
۱۰- در سیستم کنترل باید مشخص باشد که چه چیزهایی تحت کنترل است. مانند: کنترل فعالیت‌های پرسنل و عملیات برنامه، و به طور کلی کنترل هدف‌ها و موفقیت سازمان.
۱۱- در کنترل نباید افراط و تفریط شود، زیرا کنترل بیش از حد مانـع از ابتکار عمـل پرسنل می‌شود و با اجرای تشریفات زاید، موجب کندی تصمیم‌گیری و اجرای برنامه می‌گردد. کنترل بسیار کم موجب صدمه زدن به هماهنگی فعالیت‌های سازمان و نیز مصرف بیش از حد منابع یا عدم بهره‌برداری کافی از آن می‌شود. بنابراین، اصل مهم در کنترل سازمان، یافتن تعادل درست بین کنترل‌ها برای حمایت و پشتیبانی از عملکردها و فعالیت‌های سازمانی است.
فرایند ارزشیابی (Evaluation):
به طور کلی، ارزشیابی عبارت است از بررسی میزان حصول کمی و کیفی هدف‌ها. ارزشیابی در سازمان عبارت است از بررسی میزان کارآیی و کارآمد بودن، اثربخشی و میزان تحقق کمی و کیفی هدف‌ها دریک فعالیت و برنامه مشخص.
اهداف ارزشیابی عبارتند از:
الف- تشخیص و تعیین آمادگی و توانایی‌های افراد و سازمان. در این مرحله، افراد باید از جریان ارزشیابی مطلع باشند تا حداکثر توانایی خود را بروز دهند.
ب- تشخیص و تعیین شخصیت و رفتار افراد به منظور اینکه مشخص گردد چه می‌خواهند و چه می‌کنند. در این مرحله، افراد نباید از جریان ارزشیابی مطلع باشند، تا ارزش‌ها، علایق و رفتار واقعی خود را نشان دهند و به اصطلاح تصنعی عمل نکنند.
پ- بررسی نقاط قوت و ضعف افراد و فعالیت‌ها.
ت- ایجاد رغبت و انگیز‌ه صحیح در افراد برای ایجاد عادات مطلوب رفتاری در سازمان.
ث- تعیین میزان کمی و کیفی حصول هدف‌های سازمان.
ج- اصلاح روش‌ها و فعالیت‌ها به منظور بهبود جریان سازمان.
چ- ارزشیابی هدف‌ها و روش‌های ارزشیابی.
ح- جلوگیری از غفلت‌ها و انحرافات سازمانی و فردی.
ملاک‌های ارزشیابی در سازمان عبارتند از:
الف- عوامل درونی سازمانی:
۱- انتظارات و هدف‌های سازمان.
۲- قوانین و مقررات سازمانی.
۳- شرح وظایف سازمانی.
ب- عوامل برونی‌سازمانی:
۱- عرف و فرهنگ جامعه.
۲- قوانین و مقررات اجتماعی.
۳- امکانات مالی و انسانی.
ج- عوامل مکتبی:
۱- واجبات دینی.
۲- محرمات دینی.
۳- مستحبات دینی.
۴- مکروهات دینی.
۵- قصد و نیت افراد.
۶- صالح بودن عمل.
۷- حسن در مقابل قبح.
۸- تقوا و وجدان.
ویژگی‌های وجدان عبارتند از:
وجدان برخی بایدها و نبایدها را از هم تفکیک می‌نماید.
وجدان قاضی امینی است.
وجدان نظارت و کنترل می‌کند.
وجدان راهنمای مطمئنی است.
وجدان حکم می‌کند.
وجدان شماتت می‌کند.
وجدان میزان سنجش بسیاری از امور است.
وقتی انسان در مسیر حق گام بردارد، وجدان آرامش می‌یابد.
شیوه‌های ارزشیابی در سازمان عبارتند از:
ارزشیابی مدیران درنقش بازرسی (Inspectation) با ارزشیابی آنان در نقش هدایت و راهنمایی (Direction) تفاوت دارد. توضیح آنکه در اسلام چون مدیر راهنما، هدایت‌کننده و ارشادکننده است، نقش او در ارزشیابی نباید بازرسی و تفتیش باشد. مدیر در نقش بازرسی به منظور اطلاع از کمبودها و کم‌کاری‌ها ارزشیابی می‌نماید و غالباً با شیو‌ه انتقاد، عیب‌جویی و ایرادگیری ارزشیابی می‌کند و حاصل اطلاعات بدست آمده موجب توبیخ و تنبیه پرسنل می‌شود.
لیکن شیوه‌های ارزشیابی مدیر در نقش هدایت و راهنمایی طبق موازین اسلامی عبارتند از:
ارزشیابی مدیر از خود: مدیران باید پیوسته هر روز خود را ارزشیابی نمایند که آیا در مسیرحق و در جهت تحقق هدف‌های سازمان گام برمی‌دارند یا خیر؟ حضرت امام کاظم علیه‌السلام می‌فرمایند: «لَیسَ مِنا مَن لَم یُحاسِب نَفسَهُ فی کُلِ یَومٍ» یعنی از ما نیستند افرادی که هر روز خود را ارزشیابی ننمایند.
ارزشیابی پرسنل از مدیر: مدیران باید در سازمان‌ها فرصت، امکان و جوی به وجود آورند تا پرسنل بتواند با امنیت خاطر و آرامش خیال به ارزشیابی از کار مدیر و فعالیت‌های سازمانی بپردازد.
ارزشیابی پرسنل از خود: کارمندان نیز باید پیوسته مانند مدیران هر روز مواظب باشند تا در مسیر حق انجام وظیفه نمایند. و پیوسته قوانین و مقررات سازمان و موازین شرعی و عرفی را رعایت نمایند.
ارزشیابی کارمند از کارمند: همکاران، هم‌قطاران و به طور کلی پرسنل پیوسته در کنار هم باید با اجرای صحیح «امر به معروف و نهی از منکر» الگوی مطلوبی برای یکدیگر باشند و جو و فرهنگ سازمانی مثبتی بوجود آورند.
ارزشیابی مدیر از پرسنل: معمولاً وقتی در سازمان صحبت از ارزشیابی به میان می‌آید، این فکر به ذهن متبادر می‌شود که ارزشیابی سازمانی یعنی ارزشیابی مدیر از پرسنل، آن هم به منظور انتقاد و عیب‌جویی
شیو‌ه ارزشیابی مدیـر از پرسنل باید مراحل زیر را طی کند:
ارزشیابی پرسنل به منظور تشویق و ترغیب آنان.
ارزشیابی پرسنل برای بهبود و اصلاح جریان سازمان.
ارزشیابی پرسنل برای اطلاع از کمبودها.
ارزشیابی پرسنل برای اطلاع از کم‌کاری‌ها و بی‌علاقگی‌ها.
معمولاً در صورت بروز کم‌کاری پرسنل باید واکنش‌های زیر اعمال گردد:
بی‌اعتنایی و کم‌توجهی به پرسنل کم‌کار.
تذکر و نصیحت در مورد کم‌کاری پرسنل.
در صورت ادامه کم‌کاری، اقدام به توبیخ کتبی پرسنل.
در صورت ادامه بیشتر کم‌کاری، جریمه حقوقی و محرومیت موقت از مزایا.
سرانجام در صورتی که واکنش‌ها و تدابیر بالا بی‌تأثیر باشند انفصال موقت.
و در پایان در صورت بی‌تأثیر بودن تمام تدابیر، اخراج کارمند از سازمان.
منابع و مآخذ
۱- قرآن کریم.
۲- محمدی ری‌شهری، محمد (۱۳۸۷). میزان الحکمه، قم: ناشر سازمان چاپ و نشر دارالحدیث.
۳- بهارستان، جلیل (۱۳۸۱). مطالعه تطبیقی ارزشیابی در مدیریت اسلامی و مدیریت متداول. مجله علوم‌اجتماعی و انسانی دانشگاه شیراز، دور‌ه هیجدهم، شماره دوم، پاییز ۱۳۸۱.
۴- بهارستان، جلیل (۱۳۸۶). بررسی نقش راهنمایان آموزشی از دیدگاه مدیران و معلمان مدارس ابتدایی شهر یزد. در سال تحصیلی ۸۶-۱۳۸۵. فصلنامه علمی و پژوهشی دانشگاه تربیت مدرس.
۵- بهارستان، جلیل (۱۳۸۷). مباحثی از مدیریت اسلامی. یزد: ناشر ریحانه‌الرسول.