در ادامه برگزاري همايش هاي علمي يزد شناسي توسط سازمان اسناد و كتابخانه ملي استان يزد تعدادي از فرمانداران شهرستان هاي استان نيز پيشنهاد برگزاري اين همايش ها با محوريت"شناخت آن شهرستانها"را دادند كه پس از برگزاري اين همايش در شهرستان مهريز كه با استقبال و حمايت فرهيختگان، مسئولين و ساير علاقمندان روبرو شد، با درخواست شهرستان ميبد، جلسه هماهنگي مقدماتي برگزاري اين همايش در محل فرمانداري آن شهرستان با حضور مسئولين مرتبط برگزار شد.
در جلسه هم انديشي براي هرچه بهتر برگزار شدن همايش، كه با حضور مدير سازمان اسناد و كتابخانه ملي استان يزد و دبير علمي همايش هاي يزد شناسي و تني چند از مديران ادارات و روساي دانشگاه هاي شهرستان ميبد و بعضي از صاحب نظران در سالن جلسات فرمانداري برگزار شد مقرر شد به منظور شناخت هر چه بيشتر و بهتر ميبد از زاويه ديد اسناد تاريخي و معرفي آن به فرهيختگان استان و علاقمندان جوان، همايش ويژه ميبد شناسي با سخنراني صاحب نظران و خاطره گويي پيشكسوتان و برنامه هاي متنوع و همراه با نمايشگاه جنبي اسناد، عكس، كتاب و صنايع دستي برگزار شود و همزمان ويژه نامه اين همايش نيز منتشر شود.
برگزار كننده اين برنامه فرمانداري، ادارات فرهنگي، بنياد ميبدي و ميبد دوستان با همكاري سازمان اسناد و كتابخانه ملي استان مي باشند.
در اين ارتباط سازمان اسناد و كتابخانه ملي استان از كساني كه اسنادي از گذشته ميبد به هر شكل(كاغذ، كتاب، عكس، فيلم، نقشه، نامه، پاكت و ...)در اختيار دارند دعوت كرد اصل يا عكس آن را به اين سازمان تحويل دهند تا ضمن ثبت آنها به نام صاحبانش، از اين اسناد در پژوهش هاي ميبد شناسي استفاده به عمل آيد.
مدير اسناد و كتابخانه ملي استان همچنين از آمادگي اين سازمان براي مصاحبه با پيشكسوتان و آگاهان ميبدي و ثبت خاطرات آنها در بخش آرشيو شفاهي خبر داد.
وي همچنين از تلاش هاي اين مديريت براي جلوگيري از امحاء غير قانوني اسناد در دستگاه هاي اداري خبر داد و گفت:
چنانچه ادارات استان در خصوص طي مراحل لازم اداري براي تحويل اسناد راكد خود به سازمان اسناد و كتابخانه ملي استان اقدام قانوني انجام ندهند مطابق مقررات با متخلفين و كساني كه باعث نابودي اسناد شوند رفتار خواهد شد.
مدير اسناد و كتابخانه ملي استان ، مجازات امحاء غير قانوني اسناد را-بر اساس ماده 544 قانون مجازات اسلامي- شش ماه تا دو سال عنوان كرد.
ملك ثابت در عين حال از اداراتي كه با احساس مسئوليت تاريخي نسبت به آينده استان، اسناد اداري را براي بهره برداري هاي علمي و پژوهشي در اختيار سازمان اسناد و كتابخانه ملي استان قرار مي دهند تشكر كرد.
اين استاد تاريخ دانشگاه همچنين از خانواده هاي با اصالت و فرهنگ دوست يزدي كه در طي سالهاي اخير با اهداي مجموعه هاي شخصي از اسناد و عكس هاي خود زمينه بهره برداري پژوهشگران و افزايش اعتبار علمي پژوهش هاي تاريخي، اجتماعي، اقتصادي، سياسي و فرهنگي را فراهم كرده اند صميمانه قدرداني كرد.