اداره یک جلسه تجاری موثر

یزدفردا"اداره یک جلسه تجاری موثرجلسات خود را چگونه پر بارمی کنید ؟ در طول جلسه، آیا بیشتر بر روی صورت جلسه تمرکز دارید یا بیشتر به رؤیاهایتان فكر می كنید؟ بسیاری از مطالعات نشان داده است که در جلسات اتلاف وقت، بیشتر از هر فعالیت بازرگانی دیگر صورت می گیرد .تخمین زده شده است که مردم نزدیك به ۲۰ تا ۴۰ درصد وقتشان را (در مورد مدیران بالاتر بسیار بسیار بیشتراست ) در جلسات می گذرانند و جلسات فقط حدود ۵۰ درصد موثرند .
اولین مرحله در بهبودی کارایی جلسات تجاری این است که بپذیرید جلسه تلاشی است در پرتوتشریک مساعی . این همان تعریف از جلسه است : فعالیتی تیمی در مکانی که افراد منتخب گرد هم می آیند به منظور انجام کاری که مستلزم تلاش گروهی است . بدین ترتیب ، تمام شرکت کننده ها ی جلسه ، باید نقشی را اجرا کنند تا در تمام مدت جلسه در کانون توجه باقی بمانند .
قبل از فراخوانی جلسه ، ابتدا باید تصمیم گرفت که آیا برگزاری آن ضروری است . به یاد داشته باشید جلسه همیشه اثرگذار ترین روشها نیست . دیگر انتخابهای سودمند می تواند فرستادن یاداشت یا نامه الكترونیك باشد . مشاور جلسه مسئولیت دارد ضرورت جلسه را مشخص وتوجه کند که چه کسانی باید در جلسه حضور داشته باشند، در کل ، بهتر است تا آنجا که امکان دارد از تعداد کمی شرکت کننده دعوت شود( فقط افرادی که نقش کلیدی دارند ).
جلسه های موثر ، مدیریت ورهبری لازم دارند . هدایت و رهبری جلسه مستلزم داشتن توجه ، اعتماد ، خلاقیت ، سیاستمداری ، همدلی ، انعطاف پذیری ، فراست ، مقاومت و بله گفتن و شوخ طبعی ! است. رعایت نكات ذیل می‌تواند در اداره جلسه مفید باشد:
۱ - اگر به منظور ارائه پیشنهادی در یک اجتماع گروهی برنامه ریزی کرده اید ، تمام اطلاعات مربوط را برای همه اعضای تیم چند روز قبل از جلسه ارسال دارید.
۲ – صورت جلسه را مرور کنید و همه اسناد مربوطه را با خود به جلسه ببرید، بدین ترتیب می توان با بصیرت تصمیم گرفت.
۳ – سر موقع در جلسه حاضر شوید.
۴ – اگر قرار است غیبت کنید ، پیشاپیش دیگران را مطلع سازید و فردی را به عنوان جانشین بفرستید کسی که می‌تواند حداقل بعضی تصمیمات را به جای شما اتخاذ كند‌.
۵ – به دقت گوش دهید وقبل از اینکه مخالفت کنید ، به دنبال توافق نظر باشید.
۶ – خلاصه مذاکرات را به طور کامل و دقیق ۴۸ ساعت بعد از جلسه در اختیار شركت كنندگان بگذارید.
۷ – سخن طعنه آمیز ، حمله شخصی ، حرف دیگران را قطع کردن ، پیچاندن دیگران برای جلب توجه ، رفتار های پسندیده ای نیستند.
۸ – مخالفت در مدت زمان جلسه مجاز است ، اما یک وقتی گروه تصمیمی می گیرد ، لازم است موضوع از طریق تمام افراد خارج از جلسه حمایت شود . مقاومت انفعالی و کارشکنی ، جایز نیست .
۹ – یادتان نرود از اعضا به خاطر حضور درجلسه تشكر كنید.
علاوه بر اجرای این تدابیر ، رهبر جلسه موثر باید دستورالعملهای رفتاری را به منظور برقراری محیطی امن جهت بازگو کردن عقاید ، به اجرا درآورد .متصدی جلسه باید حضار را به پیروی کردن از چند رهنمود ساده برای تامین جلسه منضبط مجبور کند :
▪ تحت عنوان یک تیم کار کنید؛
▪ شنونده ای با دقت باشید؛
▪ به یکدیگر احترام بگذارید؛
▪ قضاوت را به تعویق بیندازید؛
▪ رازدار بمانید.
نحوه پایان بردن جلسه به اندازه اداره کردن آن مهم است . در کنار پایان به موقع جلسه دستور جلسه برای جلسه بعدی باید آماده شده باشد. فراموش نكنیم داشتن جلسه تجاری موثر کلیدی است برای داشتن تجارتی موفق.
مترجم: ژولیت عزتی
ماهنامه تدبیر

یزدفردا