استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی، روشی نوین در مدیریت پروژه‌ها

یزدفردا"استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی، روشی نوین در مدیریت پروژه‌هایکی از شیوه‌های نوین مدیریت پروژه استفاده از محیط‌های اینترانت، اکسترانت و اینترنت در مدیریت پروژه‌ها می‌باشد. هدف عمده از انجام این کار به‌کارگیری قابلیت‌های بالقوه دنیای گسترده وب جهت مدیریت پروژه و تیم‌های آن است که مزایای بی‌شماری را به دنبال خواهد داشت. این مزایا را می‌توان هم در سیستم سه عاملی شامل کارفرما، مشاور و پیمانکار و هم در سیستم چهارعاملی شامل کارفرما، مشاور، پیمانکار و مدیر طرح‌ها مورد استفاده قرار داد. همچنین اجرای پروژه در سیستم چهارعاملی با اعطای خدمات قابل واگذاری به واحدهای خدمات مدیریت صورت می‌پذیرد که در این سیستم نیز تبادل اطلاعات، کنترل و مدیریت پروژه می‌تواند همچون سیستم سه عاملی با مدیریت مبتنی بر اینترنت باعث کنترل زمان، هزینه و کیفیت شود. در این‌صورت برای ایجاد ارتباط بین شبکه‌های کارفرما، مشاور و پیمانکار می‌توان از یک اینترانت و جهت ایجاد ارتباط نقطه‌ای در سراسر دنیا می‌توان از طریق اینترنت اقدام کرد. در این مقاله، پس از بیان مقدمه‌ای کوتاه، دلایل مطرح شده به‌کارگیری ابزارهای فناوری اطلاعات در مدیریت پروژه، به عمده‌ترین مبانی تاریخی شکل‌گیری و پیدایش دانش مدیریت پروژه اشاره می‌شود. در ادامه به تعریف پروژه و مهم‌ترین ویژگی‌های آن، مدیریت پروژه و مدیریت پروژه مبتنی بر وب پرداخته می‌شود. سپس سیستم‌های مدیریت پروژه مبتنی بر وب و عمده‌ترین مزایای به‌کارگیری آنها تشریح می‌گردند. در انتهای مقاله نیز ذینفعان یا عناصر سیستم مدیریت پروژه و مهم‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر وب بررسی شده و نتیجه‌گیری لازم به‌عمل خواهد آمد.
۱. مقدمه
در روش‌های سنتی مدیریت پروژه، به‌طور معمول کارفرما به‌عنوان عامل سرمایه‌گذار، طراحی، تدارکات، اجرا و در نهایت بهره‌برداری از طرح‌ها به شمار می‌رفت. این در حالی است که هم‌اکنون با افزایش تعداد و پیچیدگی طرح‌ها، سیستم و روش سه عاملی شامل کارفرما، مشاور و پیمانکار، جایگزین روش‌های سنتی گردیده است. در این روش هر بخش عهده‌دار وظیفه‌ای خاص در مدیریت پروژه می‌باشد. به عبارت دیگر، امروزه به‌دلایل متعدد و به‌ویژه مشکلات مدیریتی، مدیر پروژه به‌عنوان رکنی جدید صاحب موقعیت تازه‌ای شده است. به‌طوری‌که مدیریت کلان کار را در اختیار گرفته و همچنین به‌عنوان نماینده کارفرما، نظارت و کنترل طرح‌ها را عهده‌دار شده است. به‌دنبال آن و همزمان با بالاگرفتن ضرورت و لزوم افزایش سرعت و یکپارچگی مسئولیت، روش ”طراحی و ساخت توام“ یا ”کلید در دست“ مطرح گردیده است که کارفرما با تأمین مالی و نظارت بر طرح، به ایفاء نقش اصلی خود پرداخته و سعی کند تا از نتایج طرح حداکثر بهره‌گیری را بنماید. در این راستا، کارفرمائی موفق است که بتواند عناصر لازم برای اجراء موفقیت‌آمیز یک طرح را به‌صورت صحیح در کنار هم قرار دهد و در مدیریت آن حداکثر بهره‌برداری ممکن را از خدمات مشاوران و متخصصان بنماید. در راستای این تغییرات، نقش به‌سزای اطلاعات و تبادل و سازماندهی آن بر کسی پوشیده نیست. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که به این نکته توجه شود که جلوگیری از ایجاد گلوگاه‌های زمای و کاهش هزینه‌ها چالش اصلی در مدیریت پروژه می‌باشد. بنابراین استفاده از ابزارها و فنون کارآمدو نوین فناوری اطلاعات ضروری می‌نماید. به علاوه مزایای فناوری اطلاعات بر دو زمینه غلبه بر محدودیت‌های مکانی و زمانی متمرکز است که استفاده از آن در سیستم مدیریت پروژه منجر به دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده خواهد شد.
۲. مروری کوتاه بر تاریخچه مدیریت پروژه
با وجود اینکه مدیریت پروژه از هزاران سال قبل و از عصر مصریان انجام می‌شده است ولی تنها حدود نیم‌قرن است که از شروع به‌کارگیر نظام‌مند فنون و ابزارهای آن برای مدیریت و کنترل پروژه‌های پیچیده می‌گذرد. برای نمونه در دهه ۱۹۵۰ نیروی دریائی آمریکا در پروژه پلاریش خود از متدولوژی‌های مدیریت پروژه مدرن استفاده کرد. همچنین طی سال‌های ۱۹۶۰ تا ۱۹۷۰، وزارت دفاع آمریکا، ناسا و شرکت‌های مهندسی و ساختمانی بزرگ به‌طور گسترده از اصول و ابزارهای مدیریت پروژه جهت مدیریت پروژه‌ها مبتنی بر زمان و بودجه کمک گرفتند. از سوی دیگر در دهه ۱۹۸۰، بخش‌های ساخت و توسعه نرم‌افزار نیز شروع به اجراء و به‌کارگیری غیرطبیعی مدیریت پروژه نمودند. در نتیجه از سال ۱۹۹۰، سازمان‌های و صنایع مختلف و متعدد فنون، ابزارها و تئوری‌های مدیریت پروژه را به‌کار گرفتند.
۳. تعریف پروژه
پروژه مجموعه‌ای از کوشش‌ها، اقدامات و فعالیت‌های غیرتکراری مرتبط به‌هم و منحصربه‌فرد جهت دستیابی به نتایج و هدف‌های مورد انتظار است که در چارچوب برنامه زمانی و بودجه پیش‌بینی شده انجام می‌گیرد. به‌طور کلی عمده‌ترین مشخصه‌های یک پروژه عبارتند از:
- هر پروژه فعالیتی موقتی است: پروژه دارای زمان شروع و پایان مشخصی است.
- هر پروژه دارای هدف یا اهداف مشخصی است: با تحقق این هدف عمر پروژه به پایان می‌رسد. این اهداف دست یافتنی و موقتی هستند.
- هر پروژه یک سیستم است: هر پروژه دارای ورودی‌ها، پردازش‌ها و خروجی‌های مشخص می‌باشد. در این‌صورت مدیر پروژه با انجام عملیات بازخورد پروژه را هدایت می‌کند.
- هر پروژه برای اجراء با محدودیت‌هائی مواجه می‌باشد: در هر پروژه وجود محدودیت‌های بی‌شمار موجب می‌گردد تا کنترل پروژه و در مراحل وسیع‌تر مدیریت آن مشکل‌تر شود.
- هر پروژه نتایج منحصربه‌فردی دارد: نتایج پروژه‌ها معمولاً مستقل از یکدیگرند.
- هر پروژه دارای چرخه حیات می‌باشد: معمولاً هر پروژه دارای مرحله آغازین، مرحله میانی و مرحله پایانی می‌باشد. به عبارت دیگر پروژه‌ها مطابق با ماهیتشان چرخه حیات و دوره عمر متفاوتی دارند.
- هر پروژه برای اجراء از اصل عدم قطعیت تبعیت می‌کند: به‌طور کلی زمان‌بندی پروژه با تخمین همراه است و همیشه عدم قطعیتی مبنی بر پیش‌بینی زمان، هزینه و عملکرد آن وجود دارد.
۴. تعریف مدیریت پروژه
به‌طور کلی و در ساده‌ترین تعریف مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی و نظارت بر آن می‌باشد که توسط فرد یا افراد مرتبط با آن وظایف انجام می‌شود. منظور از فعالیت برنامه‌ریزی در مدیریت پروژه تعریف نیازمندی‌های کاری، کمیت و کیفیت کار و منابع مورد نیاز است و مقصود از فعالیت نظارت در مدیریت پروژه پیگیری پیشرفت، مقایسه نتایج واقعی و نتایج پیش‌بینی شده، ایجاد تعدیل و بالاخره تجزیه و تحلیل موانع می‌باشد. به‌عبارت دیگر، مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل فعالیت‌های یک طرح برای تحقق اهداف عملکرد، هزینه و زمان می‌باشد. که در یک محدوده کاری معین و با استفاده کارآمد و سودمند از منابع صورت می‌گیرد. به این اهداف به اصطلاح اهداف خوب، سریع و ارزان می‌گویند.
۵. مدیریت پروژه مبتنی بر وب
پروژه‌های امروزی و مدیریت آنها به مراتب پیچیده‌تر از نمونه‌های قبلی خود شده‌اند و رشد بسیاری در پیچیدگی‌های آنها صورت گرفته است. به عبارت دیگر این موضوع باعث شده است که پروژه‌های عصر اطلاعات دارای ویژگی‌های زیر باشند:
- جهانی و گسترده
- ساختارهای متقاطع
- پراکندگی جغرافیائی
- چندرشته‌ای
- تغییر در انتظارات زمانی
- تمرکز بر روی تیم پروژه
از این‌رو به اعتقاد بسیاری از محققان راه مقابله با این تغییرات، ایجاد یکپارچگی از طریق استفاده صحیح از قابلیت‌های گسترده اینترنت در ایجاد همکاری و تشریک مساعی، مدیریت پروژه، مدیریت دانش و مدیریت اطلاعات است که مدیریت پروژه مبتنی بر وب نمونه‌ای از آن می‌باشد. کارگیری قابلیت بالقوه دنیای گسترده وب در مدیریت پروژه‌های مهندسی و تیم‌های پروژه در یک یا چند موقعیت را مدیریت پروژه مبتنی بر وب می‌نامند. مدیریت پروژه مبتنی بر وب درک سریع‌تر، دقیق‌تر و نظام‌مندتر چگونگی بهره‌برداری سریع از داده‌های به‌روز و توانائی انتقال مستندات حجیم، ارتباطات، نمایش اطلاعات به شکل ساده و قابل فهم را قالب‌بندی می‌نماید. کاهش زمان صرف شده در ارائه گزارش‌های وضعیت پروژه، باعث قرار گرفتن اطلاعات فوری و بلادرنگ در اختیار مدیران می‌شود که این قابلیت‌ها این امکان را به مدیران می‌دهد تا عملکرد پروژه را بدان وقفه در تیم پروژه مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند. همچنین امکان بهره‌برداری از کنفرانس‌های تصویری میز به میز جهت کسب عکس‌های دیجیتالی پیشرفت پروژه از محل کارگاه را مقدور می‌سازد و چگونگی طراحی پروژه را به‌طور همزمان با گروه مستقر در دفترهایشان بازنگری نمایند.۶. سیستم‌های مدیریت پروژه مبتنی بر وب
سیستم‌های مدیریت پروژه مبتنی بر وب می‌توانند برای پروژه‌های مختلف با هر اندازه‌ای و همچنین جهت مدیریت فرایند کامل پروژه، از ارزیابی نیازهای مشتری تا بهره‌برداری کامل مورد استفاده قرار گیرند. این سیستم‌ها ارتباط بهتری میان تیم پروژه برقرار می‌کنند، به‌طوری‌که اعضای تیم می‌توانند اغلب مستندات جاری و سازمان‌یافته پروژه را در هر زمان و هر مکانی و بدون نیاز به نگهداری حجم وسیعی از فایل‌های کاغذی در اختیار داشته باشند. همچنین سیستم‌های مدیریت پروژه به‌صورتی طراحی شده‌اند که هر کس با اطمینان می‌تواند اطلاعاتش را به روز نماید. به عبارت دیگر، پروژه ضمن حرکت رو به جلو، در زمان مقرر و با کمترین هزینه خاتمه می‌یابد. امروزه، بیش از صدها سیستم اشتراکی مبتنی بر اینترنت جهت کمک به مدیریت پروژه وجود دارد که قبل از انتخاب یک سیستم، باید تصمیم‌ گرفته شود که از چه نوع اطلاعاتی استفاده خواهد شد و چه ویژگی‌هائی برای تسهیل موفقیت پروژه مهم است.
۷. مزایای سیستم‌های مدیریت پروژه مبتنی بر وب
عمده‌ترین مزایای این سیستم‌ها در مدیریت پروژه‌ها عبارتند از:
الف- نمایش سریع پیشرفت پروژه و کلیه امکانات نرم‌افزاری تنها با کلیک ماوس
ب- تسریع در توافقات بدون اتلاف وقت
ج- تصمیم‌گیری آسان‌تر و قابل ممیزی
د- بهبود رضایت‌مندی مشتری از طریق بهبود هماهنگی و گزارش‌گیری
ه- خدمات پیشرفته و پشتیبانی از فعالیت‌ها از طریق ارتباطات بهتر میان تمام سهام‌داران پروژه
و- همکاری و تشریک مساعی ساخت‌یافته
ز- استفاده از مجموعه ابزارهای یکپارچه
۸. ذینفعان یا عناصر سیستم مدیریت پروژه
هر فعالیتی بین بخش‌های مختلف می‌تواند نتیجه شکل خاصی از ساز و کارهای قراردادی باشد. معمولاً هر قرارداد سه بخش دارد:
الف- بخش کارفرما: پیشنهاددهنده کار برای اجراء است. کارفرما شخص حقوقی است که یک سوی امضاء کننده پیمان است و عملیات موضوع پیمان را براساس اسناد و مدارک پیمان، به پیمانکار واگذار می‌نماید.
ب- بخش پیمانکار: پیشنهاد کارفرما را برای اجرای کار می‌پذیرد. پیمانکار شخص حقیقی یا حقوقی است که طرف دیگر امضاء کننده پیمان است و اجرای عملیات موضوع پیمان را براساس اسناد و مدارک پیمان به عهده گرفته است.
ج- بخش مشاور: کارفرما می‌تواند برای اجراء مشاور با تجربه‌ای را به‌کار گیرد تا خدمات طراحی و مدیریتی را به او ارائه دهد. مشاور نماینده مطلع کارفرما برای نظارت دقیق بر روند کار پیمانکار می‌باشد. به‌عبارت دیگر شخص حقیقی یا حقوقی است که برای نظارت در اجرای کار در چارچوب اختیارات تعیین شده در اسناد و مدارک پیمان، از سوی کارفرما به پیمانکار معرفی می‌شود تا ضمن طراحی اولیه، در طول اجرای پروژه کلیه فعالیت‌های پیمانکار را با توجه به زمان‌بندی و هزینه‌های برنامه‌ریزی شده کنترل نماید. پس از عقد قرارداد، بخش‌های مختلف باید مطابق قرارداد فعالیت کنند. این بدان معنی است که تغییرات احتمالی در مفاد قرارداد نیز باید در چارچوب فرآیندی خاص دنبال شود. همچنین در سیستم سه عاملی سه عنصر کارفرما، مشاور و پیمانکار نقش اصلی را در کنترل زمان، هزینه و کیفیت دارند. با استفاده از اینترنت و برقراری ارتباط بر خط بین این سه عنصر و همچنین ایجاد و به‌کارگیری دقیق نظام مدیریت پروژه مبتنی بر وب، پروژه در کوتاه‌ترین زمان، با کمتری هزینه و بالاترین کیفیت به انجام خواهد رسید. با فرض اینکه هر کدام از عناصر سه‌گانه در پروژه از فرآیندهای نه‌گانه نظام مدیریت پروژه پیروی می‌نمایند، سوای ارتباطی که این فرآیندها در حوزه هر عنصری با هم دارند، به‌صورت متناظر با فرآیندهای عناصر دیگر نیز این ارتباط وجود دارد. مدیریت پروژه مبتنی بر وب را می‌توان هم در سیستم چهارعاملی و هم در سیستم سه عاملی مورد استفاده قرار داد. با این تفاوت که در سیستم چهارعاملی انجام پروژه با واگذاری خدمات قابل واگذاری به واحدهای خدمات مدیریت طرح صورت می‌پذیرد که در این سیستم نیز تبادل اطلاعات، کنترل و مدیریت پروژه (فرآیندهای نه‌گانه) می‌تواند همچون سیستم سه‌عاملی با مدیریت مبتنی بر وب در کنترل زمان، هزینه و کیفیت تأثیرگذار باشد. جهت ایجاد ارتباط بین شبکه‌های کارفرما، مشاور و پیمانکار می‌توان از یک اینترنت استفاده نمود. همچنین جهت ایجاد ارتباطات نقطه‌ای در سراسر دنیا می‌توان از طریق اینترنت ارتباط را ایجاد کرد.
جهت به‌کارگیری این سیستم در مدیریت پروژه نیاز به ایجاد یک بانک اطلاعاتی جامع همراه با برنامه‌های لازم جهت پردازش اطلاعات برای عوامل مختلف سیستم همچون کارفرما، مشاور و پیمانکار می‌باشد.
۹. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر وب
عمده‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر وب در سیستم‌های مدیریت پروژه در قالب نام نرم‌افزار و منبع تهیه عبارتند از:
- منبع تهیه http://www.projectschedulers.com نام نرم‌افزار Primavera Enterprise suite
- منبع تهیه http://www.projectscheduiers.com نام نرم‌افزار Primavera Primavision
- منبع تهیه http://www.projectscheduiers.com نام نرم‌افزار Primavera Expedition
- منبع تهیه http://www.ca.com نام نرم‌افزار All Fusion Project Planner
- منبع تهیه http://www.rationalconcepts.com نام نرم‌افزار I-Cost
- منبع تهیه http://www.entry.com نام نرم‌افزار Team Headquatrers
- منبع تهیه http://www.granpm.com نام نرم‌افزار Track Studio
- منبع تهیه http://www.iteamwork.com نام نرم‌افزار i-Team work
- منبع تهیه http://www.outproject.com نام نرم‌افزار OutProject
- منبع تهیه http://www.psteering.com نام نرم‌افزار Power Steering
- منبع تهیه http://www.rationalconcepts.com نام نرم‌افزار I-Schedule
- منبع تهیه http://www.twiki.org نام نرم‌افزار Twiki
- منبع تهیه http://www.cscw.msu.edu نام نرم‌افزار Team SCOPE
- منبع تهیه http://www.speedev.com نام نرم‌افزار Spee DEV
- منبع تهیه http://www.steelray.com نام نرم‌افزار Steelray
۱۰. نتیجه‌گیری
روند رو به رشد مدیریت پروژه از دهه ۱۹۵۰ تاکنون و جایگاه فناوری اطلاعات در این روند به‌کارگیری شیوه‌های نوین مدیریتی را جهت استفاده بهینه از امکانات، کاهش زمان و هزینه ضروری می‌نماید. همچنین با توجه به ایجاد شبکه اینترنت در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و خصوصی، استفاده از مرورگرها و ابزارهای نوین مدیریت پروژه در این مراکز به سهولت می‌تواند ایجاد شود و در راستای کاهش زمان و هزینه با حفظ کیفیت پروژه‌ها گام‌هائی برداشته شود. همچنین این کار مزایای دیگری همچون هماهنگ بودن اطلاعات به‌دلیل وجود یک بانک اطلاعاتی مشترک، به روز شدن اطلاعات به‌دلیل عدم وجود وقفه در تبادل آن، عدم وابستگی به مکان فیزیکی به‌دلیل قابلیت‌های ارتباطی موجود در سیستم‌های اینترانت، اکسترانت و اینترنت، سهولت در به روز رسانی برنامه‌های اجرائی و بانک‌های اطلاعاتی، عدم وابستگی به یک سیستم عامل ویژه به‌دلیل توانائی کار مرورگرها با چندین نوع سیستم عامل، نمایش آخرین وضعیت پروژه‌های عملیاتی، تسریع در توافقات بدون اتلاف وقت، تصمیم‌گیری آسان‌تر و ممیزی بهتر، بهبود رضایت‌مندی مشتری به‌دلیل بهینه‌سازی روش‌های هماهنگی و گزارش‌گیری، ایجاد امکانات پیشرفته و پشتیبانی فعالیت‌ها توسط ارتباطات بهتر میان تمام سهامداران پروژه، همکاری و تشریک مساعی ساخت‌یافته، افزایش و ارتقاء کیفیت پروژه به‌دلیل وجود مجموعه ابزارهای یکپارچه و استفاده بهتر از منابع می‌شود.
علیرضا مقدسی (مدرس دانشگاه آزاد اسلامی واحد مشهد و کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات)
ماهنامه پیام مدیر موفق

یزدفردا