یزدفردا
پایگاه خبری و تحلیلیزمان : 27 Mehr 1387 - 00:33
شناسه : 13278
بازدید : 3304
گروه مقالات و یادداشت ها یزدفردا
هفت اصل اساسی در کاهش هزینه‌های فناوری در سازمانها
یزدفردا به نقل از همکاران سیستم :هزينه‌هاي استفاده از فناوري مي‌تواند کليه سرمايه يک شرکت را متوجه خود کند و باعث شود تا براي به‌روزرساني يک نرم‌افزار، استفاده از سيستم‌هاي جديد، به کار گيري شخص جديد در مديريت شبکه و ... بودجه فراواني صرف شود.
يک شرکت اگر دو يا 200 کارمند هم داشته باشد، با رعايت چند اصل آسان مي‌تواند هزينه‌هاي خود را در اين بخش تا اندازه زيادي کاهش دهد که در زير به اين اصول اشاره شده است:
1-استفاده از نرم‌افزارهاي متن‌باز و رايگان: زماني که يک سازمان قصد به‌روزرساني سيستم‌هاي نرم‌افزاري خود را دارد تا از اين طريق بتواند کارايي خود را افزايش دهد، نرم‌افزارهاي متن‌باز مي‌تواند کمک‌هاي فراواني بکند که از جمله آن‌ها مي‌توان به مجموعه نرم‌افزاري OpenOffice.org اشاره کرد که کليه امکانات مورد نياز سازمان را در اختيار آن‌ها مي‌گذارد.
2-ارتباطات مخابراتي: مرکز تحقيقاتي گارتنر پيش‌بيني کرده است، در سال 2009 ميلادي بيش از 25 درصد کارمندان آمريکايي از طريق سيستم‌هاي مخابراتي و ارتباطي وظايف خود را انجام مي‌دهند. اين روش به شما امکان مي‌دهد تا کارمندان به جاي پرداخت هزينه رفت و آمد و استفاده از منابع داخلي سازمان، در منزل خود وظايف محوله را انجام دهند. اين اتفاق امروزه از طريق روش‌هاي فراواني قابل انجام است.
3-برگزاري جلسات آنلاين و اينترنتي: در حالي که شما مي‌توانيد به صورت آنلاين با کارمندان خود صحبت کنيد و جلسات خود را برگزار کنيد، چرا بايد به صورت فيزيکي با آن‌ها در تماس باشيد؟ استفاده از نرم‌افزارهاي رايگان براي برگزاري کنفرانس‌هاي ويديويي مثل سرويس Skype به شما امکان مي‌دهد که با اتصال به اينترنت، از طريق وبکمي که به کامپيوتر شخصي متصل شده است، جلسات آنلاين برگزار کنيد. اجراي اين اصل هزينه‌هاي سازماني را تا اندازه زيادي کاهش مي‌دهد.
4-خريد سخت‌افزارهاي نسبتا جديد: در حالي که سازمان شما به سخت‌افزارهاي جديد نياز دارد، شما مي‌توانيد با پرداخت هزينه کمتر، مدل‌هايي از اين سخت‌افزارها را خريداري کنيد که طي چند ماه گذشته به بازار معرفي شده است و نسبت به آخرين مدل موجود قيمت کمتري دارد. اين اصل که مي‌تواند به صورت مداوم در سازمان پيگيري شود، تاثير فراواني بر کاهش هزينه‌ها خواهد داشت.
5-کاهش هزينه‌هاي چاپ: چاپ کاغذ و انتشار يادداشت‌هاي روزانه بين کارمندان يکي از مسايلي است که هزينه‌هاي فراواني را به سازمان تحميل مي‌کند. در يک سازمان، به جاي آنکه به تعداد کارمندان کاغذهاي يادداشت چاپ شود و کارمندان از اين طريق در جريان آخرين تحولات سازمان قرار گيرند، شما مي‌توانيد با چاپ اين مطالب روي يک کاغذ و انتشار آن روي تابلويي که براي همه کارمندان قابل رويت است، در هزينه‌هاي خود صرفه‌جويي کنيد.
يک شرکت اگر دو يا 200 کارمند هم داشته باشد، با رعايت چند اصل آسان مي‌تواند هزينه‌هاي خود را در اين بخش تا اندازه زيادي کاهش دهد که در زير به اين اصول اشاره شده است:
1-استفاده از نرم‌افزارهاي متن‌باز و رايگان: زماني که يک سازمان قصد به‌روزرساني سيستم‌هاي نرم‌افزاري خود را دارد تا از اين طريق بتواند کارايي خود را افزايش دهد، نرم‌افزارهاي متن‌باز مي‌تواند کمک‌هاي فراواني بکند که از جمله آن‌ها مي‌توان به مجموعه نرم‌افزاري OpenOffice.org اشاره کرد که کليه امکانات مورد نياز سازمان را در اختيار آن‌ها مي‌گذارد.
2-ارتباطات مخابراتي: مرکز تحقيقاتي گارتنر پيش‌بيني کرده است، در سال 2009 ميلادي بيش از 25 درصد کارمندان آمريکايي از طريق سيستم‌هاي مخابراتي و ارتباطي وظايف خود را انجام مي‌دهند. اين روش به شما امکان مي‌دهد تا کارمندان به جاي پرداخت هزينه رفت و آمد و استفاده از منابع داخلي سازمان، در منزل خود وظايف محوله را انجام دهند. اين اتفاق امروزه از طريق روش‌هاي فراواني قابل انجام است.
3-برگزاري جلسات آنلاين و اينترنتي: در حالي که شما مي‌توانيد به صورت آنلاين با کارمندان خود صحبت کنيد و جلسات خود را برگزار کنيد، چرا بايد به صورت فيزيکي با آن‌ها در تماس باشيد؟ استفاده از نرم‌افزارهاي رايگان براي برگزاري کنفرانس‌هاي ويديويي مثل سرويس Skype به شما امکان مي‌دهد که با اتصال به اينترنت، از طريق وبکمي که به کامپيوتر شخصي متصل شده است، جلسات آنلاين برگزار کنيد. اجراي اين اصل هزينه‌هاي سازماني را تا اندازه زيادي کاهش مي‌دهد.
4-خريد سخت‌افزارهاي نسبتا جديد: در حالي که سازمان شما به سخت‌افزارهاي جديد نياز دارد، شما مي‌توانيد با پرداخت هزينه کمتر، مدل‌هايي از اين سخت‌افزارها را خريداري کنيد که طي چند ماه گذشته به بازار معرفي شده است و نسبت به آخرين مدل موجود قيمت کمتري دارد. اين اصل که مي‌تواند به صورت مداوم در سازمان پيگيري شود، تاثير فراواني بر کاهش هزينه‌ها خواهد داشت.
5-کاهش هزينه‌هاي چاپ: چاپ کاغذ و انتشار يادداشت‌هاي روزانه بين کارمندان يکي از مسايلي است که هزينه‌هاي فراواني را به سازمان تحميل مي‌کند. در يک سازمان، به جاي آنکه به تعداد کارمندان کاغذهاي يادداشت چاپ شود و کارمندان از اين طريق در جريان آخرين تحولات سازمان قرار گيرند، شما مي‌توانيد با چاپ اين مطالب روي يک کاغذ و انتشار آن روي تابلويي که براي همه کارمندان قابل رويت است، در هزينه‌هاي خود صرفه‌جويي کنيد.
6-فعاليت‌هاي خارج از سازمان: بسياري از سازمانها براي مديريت سيستم‌هاي کامپيوتري و شبکه خود به يک مدير IT هزينه‌هاي فراوان پرداخت مي‌کنند. يا اينکه، در برخي مواقع براي انجام يک پروژه اينترنتي مجبورند با استخدام چند کارمندان و پرداخت کليه حقوق و مزاياي آن‌ها، اين پروژه را به اتمام برسانند. اما محول کردن اين قبيل فعاليت‌ها به اشخاصي که کارمندان سازمان نيستند و مي‌توانند به صورت پاره‌وقت و يا در فضاي ديگر اين کارهاي را انجام دهند، هزينه‌ها را تا اندازه زيادي کاهش مي‌دهد.
7-استفاده از نرم‌افزارهاي مجازي‌سازي: نرم‌افزارهاي مجازي‌سازي از جمله روش‌هاي محسوب مي‌شوند که هزينه‌هاي سازماني را تا چندين برابر کاهش مي‌دهند. اين نرم‌افزارها مي‌توانند در ادغام سرورهاي موجود و کاهش زمان گرفتن نسخه پشتيبان و بازيابي اطلاعات مورد استفاده قرار گيرند. با توجه به اينکه نرم‌افزارهاي مجازي‌سازي تعداد سرورهاي موجود در سازمان را کاهش مي‌دهند، اين روند مي‌تواند در کاهش هزينه‌هاي سازماني نيز موثر باشد.
7-استفاده از نرم‌افزارهاي مجازي‌سازي: نرم‌افزارهاي مجازي‌سازي از جمله روش‌هاي محسوب مي‌شوند که هزينه‌هاي سازماني را تا چندين برابر کاهش مي‌دهند. اين نرم‌افزارها مي‌توانند در ادغام سرورهاي موجود و کاهش زمان گرفتن نسخه پشتيبان و بازيابي اطلاعات مورد استفاده قرار گيرند. با توجه به اينکه نرم‌افزارهاي مجازي‌سازي تعداد سرورهاي موجود در سازمان را کاهش مي‌دهند، اين روند مي‌تواند در کاهش هزينه‌هاي سازماني نيز موثر باشد.